不保护公寓的商业信息等同于裸奔?

作者: 房至尊(行业顾问,老朱)
2017-03-22 阅读 1391 公寓管理系统

  毁掉一家公寓公司,只需一次公司资料外泄。

  两年前,因为业务关系,曾接触到了一家小型租房公司的老板--王莽(老王)。
  老王先前在深圳做小商品生意站稳了脚跟。随着深圳的经济发展优势,来深圳打拼的老乡朋友也越来越多;老王豪爽好客的个性,总是帮忙张罗解决老乡的住宿问题。几个朋友看老王乐此不疲,开玩笑说老王自己干脆承包几套房做二房东算了,老王心想这可能的确是条发财之路

房至尊:发财之路

  没有任何经验的他,简单请教了个做房地产的朋友,就开始在自己租住附近的城中村挨家挨户去打听房源。
  为了能获得更多的房源,他还给自己的房东做思想工作,让房东把空置的房子交给他打理。连租几套房在当时来说还是不多见,村民们还以为遇到了“冤大头”,都很乐意将手里的空房租给老王。

  老王的租客来源主要是通过靠老乡的口口相传和路口挂招租的牌子。靠着这样简单粗暴的土办法,经过一年多时间的拼搏,让老王从村民口中的“冤大头”,变成了“二房东大王”----陆续的签下了村里大半空置的房源,并且都能顺利的租出去,不用担心房子空置的问题。

房至尊:解决房源空置问题

  初尝甜头的他,开始盘算起怎么才能把生意做得更大,满足更多租客的需求,更重要的是能够租出更高的价钱。
  于是,他盘算起了附近的高档小区。

  那时传统的房屋租赁市场,还没人使用公寓管理系统,纯手工做账,自己做合同管理。房源的增加,租客增多,人手不够,成为老王最头痛的问题,为了事业能够继续走下去。老王招了几个相熟的老乡帮忙,还正式注册了公司。

  公司如火如荼的发展,一切也变得得心应手,更让老王深信当初的选择是正确的。在A小区刚开始和业主谈收房的时候,只要把之前在村里收房那套说法拿出来,就有业主觉得老王有头脑,值得信赖合作。

  但是不到半年,就出事了。
  收了差不多10套房的时候,业主一听到是租给老王做转租的,都立马不谈了。

  老王为此还纳闷了很长时间,以为不小心得罪了人。
  后来才在小区保安口中得知,帮自己管理房子的老乡,在利益的诱惑下,将业主的房源信息和联系方式等资料以300元低价出售给别人。

房至尊:解决公寓信息泄露问题

  这些资料是老王凭借自己多年混下来的人脉收集回来的。现在业主敏感信息泄露,老王公司的信誉变成了“裸奔”状态。
  出事后,新的房源收不到了。刚签的业主也有来闹的,要求要么加租金,要么退房不退押金。

  在那个困难的时期,另外一个老乡,也和老王提出辞职,要自立门户。
  老王说到这,摁掉手中的烟,指了指街角对面那个门店说到。
  那个自立门户的老乡,后面找了另外几个朋友合伙,就当着我面把门店支起来了,一直经营到现在。

  吃一堑长一智,老王坚信赚钱的路子还很多,只要换个思路钱还是能赚回来的。准备和村民续约后,把房子简单翻新装修一下,整体价格能涨个好几成呢。

  公寓的资源命脉,主要包括商业信息资源、资产资源。
  没有保护好这些资源,无论公寓此时的发展处于哪个阶段,都相当于暴露公寓最脆弱的环节。

一、保护公寓的商业信息资源

  1. 盘源资料和合同信息应严格保密。这类资料的外泄,会直接造成业主对我们的不信任,甚至会流失公司已有的老业主。
  而任何拿到外泄公寓资料的人,都意味着可以抢走我们的业主客户。
  如果没有管控,核心资料外泄的渠道只会发生在内部员工中。

房至尊:信息权限保障
普通权限的业务员,不应看到合同核心资料

  控制盘源资料外泄的主要措施是,在业务员进行电话洗盘的时候,要做好公盘资料和私盘资料的区分。让员工只能在有限的条件下,接触少部分盘源资料。

房至尊:业务员的公盘和私盘
业务员洗盘的时候,应区分公盘和私盘


  并做到有意识的监控员工每天的洗盘数量,以免员工贩卖资料,或偷资料后离职导致同业竞争。

  2. 员工业务电话号码应由公司统一发放。
  预防员工离职后,把租客联系渠道中断了。同时,通过员工的业务电话费,可以了解一个员工的工作积极性。
  房至尊通过合作公寓经营数据的分析得出,一个新入职的业务员,电话费达到200元的时候,他就开始从收房的业绩中获利了。

  3. 合同、票据要做好领用记录。进出房合同、票据等带章印的空白文件,在业务员领用的时候,需做好登记,以防丢失后,被人用做诈骗。

房至尊:合同管理功能
合同领用管理

诈骗案例:

    • 带章印的空白票据被人拿去后,可以随便当作押金条写上一个大金额,要挟公寓房赔偿押金。
    • 带章印的空白合同被人拿去后,可以随便写上xx房间的租赁合同,写上0.01元租金金额,即可免费白住公寓任何一套房任何时长。

二、管理公寓的有形资产,就是管理家私家电的损耗流失

损耗流失途径:

    • 租客损坏
    • 租客带走
    • 业务员不按规定退房规定,处理租客使用过的家私家电
    • 装修材料损失

1. 要做好有形资产的保护,主要是提前预防:

    • 租客入住前,要和租客当面确认家私家电是否完好无损的,并由租客签字确认《物业状况确认表》。租客退房时,要以《确认表》合理合法的与租客沟通介定赔偿责任。
房至尊:物业状况确认表
《物业状况确认表》
  • 用公寓管理系统,管理租房入住的家电资产
    房至尊:管理公寓资产
    房至尊:管理公寓资产

2. 退房的时候,要严格按照流程进行审批:

    • 业务员接到租客退房申请的时候,要对租房现状进行拍照、录视频取证
    • 有损坏的家电、装修,要拍照,由上级领导审批处理办法。不能由业务员私自处理。

租客退房验收照片

算一笔账,如果一套房一年损失一套沙发、床、电视、空调,需要多少成本?需要从租客多少个月租金差才可以赚回来?

房至尊:资产损坏成本计算表
资产损坏成本计算表

  由上表可以很直观的看出,没有想过做好公寓资产的管理,结果会做成一个糊涂生意。
  保护好公寓的商业信息和家电资产,是公寓日常运营的基础工作。正如马太福音所说,“天使在想象中,魔鬼在细节中”

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